火车票电子化来了，报销还能报吗？这篇文章讲透财务人必须知道的7个关键点，从报销凭证到系统对接，不踩坑、不掉链子！
近期“纸质火车票将成为历史”的话题登顶热搜。
很多财务人员咨询：“以后出差还能拿到纸质票贴票吗？”“电子发票长什么样？能抵扣进项吗？”“9月30日前没打印的票，10月还能补打吗？”……
今天这篇文章，一次性把政策、实操、风险、筹划讲透，建议收藏转发给公司财务、行政、差旅平台及所有“高铁飞人”。
一、厘清概念：到底停的是什么？
纸质车票（红色/蓝色磁介质）早在2020年6月就退出乘车凭证序列，变为“仅供报销使用”的凭证；
本次2025年10月1日起停用的是最后一项功能——纸质报销凭证；
乘车本身仍沿用“电子客票”，刷身份证即可，与本次变化无关。
10月起，铁路客运彻底“无纸化”，从出票到报销全流程电子化。
二、时间轴：关键节点对照表
三、票面进化史：从86mm×54mm小卡片到XML数据流
注意：电子发票左上角有“购买方名称+税号”，首次填写后12306会自动记忆，减少差旅平台代订场景下的退票重开风险。
四、财务人操作手册
1、如何获取
（3）时限：行程结束或退改签费支付后180天，逾期不补。
2、如何入账根据《国家税务总局公告2024年第3号》，铁路电子发票属于“增值税普通发票（电子）”，票面税率9%，可直接勾选抵扣。会计分录
示例：
借：管理费用—差旅费500应交税费—应交增值税（进项税额）45
贷：银行存款/其他应收款545
3、如何归档电子发票原件（PDF/OFD+XML）需保存10年，满足《会计档案管理办法》第八条规定；建议同步打印纸质件做附件，避免税务稽核时系统不兼容。
五、高频疑问TOP6
Q1：9月30日前已取纸质报销凭证，10月后还能用吗？
A：可以，过渡期内开具的纸质凭证与电子发票具有同等效力，无需退回换开。
Q2：代订车票，乘车人非本公司员工，发票抬头能开本公司吗？
A：不行。12306规定电子发票只能由乘车人本人申请，抬头必须为实际购买方，否则无法通过税务校验。
Q3：外籍员工无大陆手机号，如何注册12306？
A：可用护照注册境外用户，或走“12306企业预录入”通道，由企业统一申请电子发票。
Q4：电子发票票面信息开错怎么办？
A：在180天内可“红冲重开”一次，原票作废，系统会推送作废信息至税务端。
Q5：老人不会用智能手机，还能报销吗？
A：可让子女或行政代打印行程信息单（非报销凭证），再由老人提供身份证信息给财务，财务登录12306代开电子发票（需人脸验证）。
Q6：退票手续费能否开票？
A：可以，退票费同样纳入电子发票开具范围，税目为“客运服务费”，税率9%。
六、风险提示与筹划建议
1、进项抵扣风险部分平台代订默认开具“旅游服务*代订产品”，税率6%且不得抵扣。务必在下单页面选择“铁路电子发票”，避免多缴3个点。
2、重复报销风险电子发票可重复下载，企业需建立电子发票台账，通过“发票号码+校验码”去重；建议与差旅平台API对接，自动验真。
3、时间差风险10月1日后出差，若仍习惯性去车站自助机取票，将提示“无可用纸质凭证”，可能耽误报销。财务应在9月底群发操作指引。
4、节税小筹划对于高铁通勤的顾问/讲师，可与其签订差旅服务协议，由企业统一订购并直取得电子发票，避免个人垫付后无法抵扣的9%进项损失。
七、写在最后
一张小小车票，见证了中国税制从“以票控税”到“以数治税”的跨越。对财务人而言，每一次票据介质的迭代，都是内控流程再造的机会：
（1）建立电子发票OCR+RPA自动入账；
（2）打通12306与费控系统，实现免贴票报销；
（3）利用电子底账数据做差旅大数据分析，反向优化预算。
10月1日，不是终点，而是铁路差旅数字化的起点。你，准备好了吗？
